Entenda tudo sobre o Departamento Jurídico e qual a importância para sua empresa

O departamento jurídico é um dos setores mais importantes quando falado de contexto estratégico de uma empresa e o modo com é organizado diz muito sobre a instituição.

No contexto atual do mercado, esse setor desempenha um papel estratégico e vai muito além das questões estritamente ligadas a leis, podendo trazer vantagens competitivas fundamentais para a organização.

O jurídico é um dos departamentos com maior permeabilidade dentro da empresa, já que se liga com diversas áreas, desde compras e vendas até marketing e finanças.

A área, que orienta a empresa sobre práticas e processos, possui um papel fundamental para a manutenção da estratégia corporativa e para a busca por resultados positivos.

Neste Post mostraremos a importância do departamento jurídico e porque é obrigatório que você o tenha na sua empresa. Confira!

Para que serve um departamento jurídico?

O departamento jurídico trabalha para alinhar os objetivos e as operações da empresa com as normas, leis e regras a que ela está submetida.

Sendo assim, o setor responsável por todas as tratativas, atividades, tarefas e funções relacionadas aos aspectos legais, judiciais e extrajudiciais, de uma empresa, levando assim com que mais organizações optem por manter um departamento jurídico próprio.

Sua equipe é composta por advogados, bacharéis em Direito e estagiários, profissionais estes que podem ser especializados em alguma área relevante para a empresa.

Em um mercado altamente conectado, competitivo e globalizado, as operações de muitas empresas apresentam uma complexidade jurídica bastante elevada. É isso que leva cada vez mais organizações a optarem por manter um departamento jurídico próprio.

A atuação do departamento jurídico não se resume apenas a prestar orientação legal aos líderes e gestores da empresa, o setor desempenha papel fundamental no que se refere ao planejamento estratégico das organizações, indo, portanto, além das questões jurídicas que lhe cabem.

Isto é, para além das questões jurídicas, eles devem ter conhecimentos sobre gestão de recursos e ter uma visão global das operações da empresa e de tudo o que acontece na companhia (necessidades, erros, acertos etc.).

Nesse ponto, é essencial que o departamento jurídico seja envolvido e integrado ao restante da empresa, sendo enxergado não como um setor avulso, mas como agente importante para trazer resultados positivos para os negócios.

Funções de um departamento jurídico

1. Fazer negociações

Um setor que opera de forma sistêmica e com visão do todo é capaz de atuar preventivamente resolvendo pequenos conflitos de forma amigável, fazendo negociações e identificando casos de descumprimento das leis.

2. Gerenciamento de contratos e fornecedores

Uma das atribuições mais clássicas do departamento jurídico é a validação de contratos e fornecedores, pois os contratos talvez sejam os elementos mais críticos que envolvem a atuação de uma empresa.

Quando bem feito, esse processo pode reduzir riscos processuais e servir como uma ferramenta útil para projeções e ajustes futuros no relacionamento com os fornecedores. Afinal, é preciso que os documentos firmados obedeçam o que é estabelecido na legislação e sigam diretrizes legais como o Código Civil, o Código de Defesa do Consumidor, entre outros.

A avaliação criteriosa de contratos e fornecedores concede ao gestor da área todos os insumos necessários para tomar decisões capazes de evitar prejuízos para a empresa, como modificar cláusulas contratuais e estabelecer acordos com parceiros.

Todo esse zelo garante que a relação com fornecedores e outros parceiros aconteça de maneira justa e mutuamente benéfica.

3. Protege informações

Essa é uma tarefa conjunta que engloba responsabilidades compartilhadas entre os setores jurídico, de recursos humanos e tecnologia da informação, sendo atribuição do departamento jurídico a definição de normas e políticas de segurança da informação que garantam o sigilo das informações da empresa.

O papel do jurídico, nesse caso, é auxiliar os demais setores no gerenciamento e validação das condutas internas propostas, determinando permissões de acesso aos dados da empresa de forma coerente com as normas e regimentos internos.

Dispositivos como termos de confidencialidade e de responsabilidade podem ser utilizados com o objetivo de manter dados sensíveis devidamente protegidos.

Informações financeiras, administrativas, estratégicas e registros de patentes e bens devem ser salvaguardados para evitar a ocorrência de fraudes e atitudes mal intencionadas.

4. Evitar processos judiciais

A advocacia preventiva é um dos grandes trunfos do departamento jurídico de uma empresa.

Por meio dela, é possível identificar situações de descumprimento da lei ou que abram brechas para ações judiciais – que, a depender do seu desenrolar, podem trazer prejuízos financeiros e de imagem para a organização.

Assim, o departamento jurídico é quem se debruça sobre questões importantes, como a conformidade com as leis e regulamentos, questões trabalhistas (como salários, condições de trabalho, regras de segurança), entre outros.

5. Obtém e mantém certidões negativas e certificações

O departamento jurídico também trabalha em questões essencialmente burocráticas, com o objetivo de obter e manter os certificados de regularidade fiscal.

Tais certificações são essenciais para possibilitar a prestação de determinados serviços, e significam a aprovação da empresa por órgãos reguladores ou agência fiscalizadora.

6. Presta consultoria

Ter um setor com conhecimento aprofundado sobre a legislação brasileira é uma das provas da importância do setor jurídico na empresa.

A base teórica dos profissionais, aliada à sua capacidade de organização e consolidação de informações, faz com que eles sejam importantes aliados como consultores na:

• elaboração de contratos;

• garantia do cumprimento das leis trabalhistas;

• proteção contra passivos trabalhistas;

• realização de procedimentos tributários junto ao fisco, e em consonância ao complexo sistema de tributação nacional;

• garantia de que todas as operações e investimentos da empresa ocorram de acordo com a lei.

Como o departamento jurídico deve organizado em uma empresa?

Apesar da importância do departamento jurídico dentro de uma empresa, muitas organizações acabam alocando o setor sob a responsabilidade de outras áreas, como a financeira ou a administrativa.

Contudo, a atuação do setor pode variar de acordo com o contexto do mercado e também da própria organização, que deve buscar entender sua importância para os negócios e onde encaixá-lo no seu organograma.

Por isso, é fundamental que ele seja efetivamente integrado aos demais setores da empresa. Afinal, muitas operações passam, necessariamente, primeiro pelas mãos da área jurídica, para que sejam analisadas antes de serem encaminhadas para outros setores internos.

O departamento jurídico deve, portanto, ser organizado com autonomia para gerenciar as informações que julgar necessárias para embasar o processo de tomada de decisões e garantir mais eficiência às operações.

Dessa forma, ele impacta, mesmo que de modo indireto, no aumento dos ganhos, na redução das perdas, na avaliação de riscos e na organização das operações da empresa; tudo isso de acordo com o que é previsto na legislação.

Desafios na rotina de um departamento jurídico

Advocacia preventiva

Vimos que agir preventivamente é um dos grandes trunfos do departamento jurídico de uma empresa, o que ajuda a cumprir uma de suas atribuições mais fundamentais. No entanto, esse também é um de seus maiores desafios.

Quando não há uma integração com os demais setores e uma compreensão do seu papel estratégico dentro da empresa, o que acontece é que, em muitos casos, o departamento jurídico é acionado apenas quando um problema já existe.

Dessa forma, é necessário mudar a cultura contenciosa que existe na maioria das empresas para uma atuação verdadeiramente preventiva.

Isso passa pela participação do departamento jurídico no planejamento estratégico da organização para que os profissionais do setor consigam identificar riscos e prever os meios possíveis para mitigá-los.

Gestão de passivos trabalhistas

O gerenciamento adequado do passivo da empresa é de extrema importância para evitar prejuízos que podem empatar os resultados do negócio, desestabilizar as operações e causar danos para a segurança jurídica e financeira da organização.

Um exemplo são as perdas que podem vir como consequência do pagamento de indenizações na Justiça do Trabalho, punição que, além do prejuízo ao caixa da empresa, pode comprometer outros processos, como operações de fusão, aquisição, venda ou atração de investimentos.

Atuação como parceiro de negócios

Para que o departamento jurídico conquiste uma posição estratégica de relevância dentro da empresa, é necessário que haja um alinhamento com os interesses e a cultura da organização.

Por muito tempo, o departamento jurídico foi tratado como um setor à parte dentro das empresas, sendo consultado apenas quando necessário.

As demandas atuais, no entanto, trouxeram a necessidade de que essa área esteja ativamente presente na tomada de decisões da organização.

Assim, quando o departamento jurídico se torna um “parceiro de negócios”, é possível avaliar sua contribuição na geração de melhores resultados na mitigação de riscos, na gestão global de dados gerenciais e no maior embasamento para a tomada de decisões.

Capacitação do corpo jurídico

Para aumentar sua capilaridade nos demais setores e atuar de forma global, é preciso que os profissionais da equipe tenham as habilidades necessárias para isso. E esse é um dos maiores desafios enfrentados nessa área.

Além da competência técnica no Direito, hoje, os profissionais devem ter amplo conhecimento empresarial e serem capazes de compreender o core business da empresa, bem como sua cultura e a realidade do mercado em que atua.

A tecnologia e o departamento jurídico: como se conectam?

O setor jurídico é, tradicionalmente, um dos que mais demora para incorporar e se adaptar a novas tecnologias.

No entanto, muitas empresas e profissionais perceberam que é preciso se adequar às mudanças do mercado que impactam as suas atividades.
Nesse sentido, a transformação digital chegou à área do Direito. Nos últimos anos, houve uma evolução perceptível nas mais diversas vertentes.

A introdução da tecnologia em práticas rotineiras trouxe mais eficácia e eficiência aos serviços dos departamentos jurídicos das empresas, conferindo mais segurança e celeridade aos processos.

Esse movimento mudou completamente a dinâmica jurídica, o que resultou na modernização do setor, com mais produtividade e, principalmente, melhores resultados para os clientes atendidos.

Cabe às empresas e profissionais do sector se manterem abertos e investirem em ferramentas tecnológicas que possam contribuir para as suas atividades. Do contrário, quem não se adaptar ao desenvolvimento tecnológico do mercado corre o risco de perder clientes e ser engolido pela concorrência.

Ferramentas tecnológicas para auxiliar o departamento jurídico

1. Agendas eletrônicas

Todo profissional do Direito precisa lidar com inúmeros compromissos e prazos que podem fazer toda a diferença nos resultados: audiências, visitas ao fórum, idas ao cartório, pagamento de taxas, etc.

Por conta da quantidade enorme de informações que o departamento jurídico de uma empresa deve lidar todos os dias, é importante que os profissionais do setor utilizem ferramentas que os ajudem a organizar e centralizar essas informações.

Agendas eletrônicas online permitem o acesso de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, além de emitir alertas para lembrar do compromisso seguinte.

2. Armazenamento em nuvem

As ferramentas digitais desempenham um importante papel de facilitar o acesso e garantir mais segurança às informações nelas processadas.

E com o armazenamento em nuvem isso não é diferente.

Assim como as agendas, a possibilidade de acessar e compartilhar documentos e arquivos de qualquer dispositivo, a qualquer momento, é fundamental para dar mais agilidade ao dia a dia do departamento jurídico.

Além disso, essas ferramentas permitem manter os dados centralizados e alocados em sistemas mais seguros do que se fossem documentos salvos em um computador.

3. Auxiliar financeiro

O departamento jurídico de uma empresa deve possuir conhecimentos de gestão financeira, função que costuma ficar a cargo de um único profissional.

Por meio de ferramentas de controle financeiro, é possível automatizar tarefas e otimizar o controle de honorários, despesas, emissão de faturas e fluxo de caixa em um único sistema.

Essas ferramentas geralmente contam com um complexo sistema de segurança que garante a integridade dos dados.

4. Software jurídico

Softwares jurídicos são ferramentas que auxiliam na gestão das tarefas de advocacia.
Esses softwares auxiliam o departamento de diversas maneiras, desde o controle de prazos, passando pela organização financeira até a consulta de dados relativos a cada processo e cliente.

Consequências da falta de integração do jurídico com outros departamentos

Com todos os benefícios que o departamento jurídico é capaz de alcançar ao se integrar com os demais setores, é evidente a sua importância para a empresa como um todo.

Por isso, não organizar, planejar e definir procedimentos e tecnologias na rotina jurídica pode ser um erro fatal para o bom desempenho das atividades.

Assim, dentre as consequências observadas pela falta de integração do jurídico com os outros departamentos estão:

Falhas de comunicação

Sem procedimentos pré-estabelecidos, responsáveis previamente designados e ferramentas e tecnologias para auxiliar nas tarefas, a integração entre os departamentos não acontecerá de forma produtiva.

Essas situações abrem portas para falhas de comunicação, que podem envolver desde erros “simples”, como solicitações equivocadas, até erros mais “graves”, como a movimentação de todo o departamento jurídico para atender alguma demanda judicial que, na verdade, não era necessária.

Por isso, o departamento jurídico deve possuir um canal aberto e constante de comunicação com os demais setores, colocando-se à disposição para esclarecer e compreender as requisições, a fim de evitar falhas ao longo de sua atuação.

Conflitos

Com a falta de organização e a falha de comunicação, surgem os conflitos.

Solicitações perdidas ou não atendidas no prazo, atrasos na entrega de documentos para o jurídico, contratos e documentos que não são realizados conforme o que era necessário… tudo pode gerar conflitos e alterar os ânimos entre os envolvidos de cada departamento.

Para que os erros sejam eliminados, junto com os conflitos, os setores devem ser integrados, seja por procedimentos internos, por ferramentas ou por tecnologias.

Fazendo isso, possibilita-se a automatização de tarefas mais simples e repetitivas, permitindo que os profissionais jurídicos possam concentrar seus esforços em questões complexas e específicas do seu próprio departamento e dos demais. 

Maior probabilidade de erros e prejuízos

Como se pode perceber, não integrar o seu jurídico com as outras áreas da empresa pode trazer inúmeras desvantagens.

Além das falhas de comunicação, dos conflitos e dos ânimos alterados, aumentam-se as probabilidades de acontecerem erros e, consequentemente, de levar à prejuízos que interfiram, inclusive, no financeiro da empresa.

Por isso, deve-se sempre buscar a comunicação transparente entre os funcionários, seja ela realizada pessoalmente, por e-mail ou por softwares de gestão, como forma de tornar as tarefas mais eficientes e isentas de prejuízos.

Terceirizar os serviços ou ter um departamento jurídico próprio?

Cada um dos modelos apresenta pontos positivos e negativos a serem considerados para a sua adoção pela empresa. Dentre os quais, podemos citar a complexidade e o volume das demandas jurídicas tratadas. Veja os prós e contras de cada solução!

Departamento jurídico próprio

A instalação de um setor jurídico próprio e completo permite aos gestores da empresa, responsáveis por tomadas de decisões estratégicas, um controle mais próximo sobre os processos judiciais e demandas legais do negócio, inclusive no âmbito regulatório, administrativo e de gestão financeira e do Departamento Pessoal.

Terceirização dos serviços jurídicos

Já a opção pela terceirização dos serviços jurídicos, a depender do caso, poderia resultar em uma estipulados nos contratos de prestação de serviço, e, portanto, não precisaria manter em seu quadro de colaboradores uma equipe ampla de advogados e assessores jurídicos.

Por outro lado, o distanciamento relacionado de envolver a atuação externa de um escritório de advocacia gera desafios para o controle sobre a condução das demandas, o que poderia ser gerenciado por um setor jurídico enxuto, com funções objetivas de supervisão e coordenação econômica de custos.

Uma vez que a empresa arcaria apenas com os valores estipulados nos contratos de prestação de serviço, e, portanto, não precisaria manter em seu quadro de colaboradores uma equipe ampla de advogados e assessores jurídicos.

Em contrapartida, o distanciamento relacionado de envolver a atuação externa de um escritório de advocacia gera desafios para o controle sobre a condução das demandas, o que poderia ser gerenciado por um setor jurídico enxuto, com funções objetivas de supervisão e coordenação.

Com isso, podemos perceber a importância que é ter um departamento jurídico, além de desempenhar tarefas que são vitais para o bom funcionamento da organização, como a gestão de contratos, procurações, documentos societários e processos, o setor jurídico também se comunica com os demais departamentos, fornecendo-lhes insumos para o melhor desempenho de suas funções.

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Neoway. Departamento Jurídico: Maiores desafios e mais, p. 1, 16 dez. 2020.

Fachini, Tiago. Projuris. Departamento Jurídico como funciona, p.1