Conheça o sistema e gestão escolar e aprenda 6 benefícios para se adquirir

Um sistema de gestão escolar tem como finalidade ajudar na administração das instituições de ensino, podendo ser pedagógico, comercial, financeiro, secretaria, entre outros.

Para se ter um sistema de gestão educacional é importante entender que no cenário atual do país está claro como existem inúmeras opções de instituições de ensino e com isso, no caso das particulares, é essencial que o gestor tenha uma visão voltada a competitividade no mercado, visto que uma boa gerencia traz mais eficiência, agilidade e fidelização dos alunos.

Uma boa gestão escolar é algo tão importante quanto investir em um bom corpo docente para o desenvolvimento do nível de aprendizado dos alunos, um bom gerenciamento escolar garante um excelente controle administrativo, pedagógico, contábil e legal, sendo um dos principais elementos para o desempenho de uma escola. Uma ótima gestão é fundamental pra dar base a um ensino de qualidade.

Hoje em dia existem diversas plataformas que unem todos os aspectos de gerência da escola, centralizando e administrando de forma mais simples, garantindo uma agilidade na hora do acesso de qualquer dado, podendo ser registro de matrículas, dados dos alunos, relatório de aulas e etc.

Escolher um sistema de gestão certo é essencial, pois cada um possui suas especialidades podendo uns serem mais completos que outros. O avanço tecnológico está permitindo a automação dos processos rotineiros, trazendo inúmeras vantagens, afetando diretamente o nível do serviço apresentado pela instituição.

Quais são os benefícios de se ter um sistema gestão escolar?

Você já parou para pensar no quanto um sistema de gestão é capaz de facilitar o dia a dia em uma instituição de ensino?

Os softwares escolares podem ser implementados em escolas de diversas modalidades, como escolas de idiomas, cursos livres, escolas de ensino básico, universidades, cursos técnicos e profissionalizantes, entre outras.

Com isso, cabe ao gestor estudar quais são os pontos de gestão que necessitam de mais atenção e como esse recurso vai ajudar a desenvolver a sua escola.

Com isso, aqui vai 6 motivos para investir em uma gestão escolar.

1. Financeiro

O departamento financeiro também é altamente beneficiado com o software de gestão. Com ele é possível controlar as despesas da instituição, como contas e materiais de limpeza, por exemplo. 

Outra funcionalidade interessante é o controle de arrecadação da escola, que vem das mensalidades. Como dissermos anteriormente, a inadimplência infelizmente é uma questão recorrente nas instituições de ensino particulares. Por isso, é muito importante ter as ferramentas certas para ajudar a conter esse problema. 

A partir do software é possível gerar boletos e fazer as cobranças de forma online, com muito mais praticidade, segurança e, principalmente, controle. Com todas as informações computadas em um só lugar, fica mais fácil visualizar e gerenciar as finanças da escola.

2. Administração interna

 

 

Por se tratar de um recurso totalmente técnico, o uso de software de gestão mergulha a escola no processo digital de forma totalmente integrada. Isso otimiza todas as atividades.

As funções do software de gestão têm um grande impacto no dia-a-dia da escola. O resultado é que tarefas antes burocráticas, excessivamente trabalhosas ou demoradas tornaram-se mais simples, seguras e confiáveis, resultando em melhor desempenho escolar em todos os aspectos, da administração ao ensino.

Do ponto de vista administrativo, um sistema integrado de gestão escolar facilita as atividades do departamento para que o trabalho se torne mais rápido e eficiente.

Algumas escolas ainda mantêm registros de alunos e funcionários em papel. O simples fato de colocar os cartões na ordem correta pode ser um grande inconveniente, pois horas são perdidas tentando encontrar um documento.

Não é incomum que isso aconteça, por exemplo, uma pequena distração pode fazer com que um cartão seja colocado ao lado da classe errada. Além disso, toda vez que os dados precisam ser atualizados, o papel precisa ser reimpresso.
Com um sistema de gestão escolar, nada disso é necessário: todos os registros são armazenados de forma segura e eficiente. Para localizar o perfil de um aluno, basta uma breve busca no sistema.

As atualizações de dados podem ser feitas instantaneamente e podem até ser solicitadas pelos pais pela internet. A maioria dos sistemas armazena dados na nuvem. Isso significa que, além de 100% protegidos, não ocupam espaço na memória do computador escolar.
A necessidade de documentos impressos também é reduzida, pois as informações podem ser armazenadas e consultadas de forma prática e rápida. Até o meio ambiente se beneficia com a redução de documentos impressos.

Alunos, pais e responsáveis vivenciam essa experiência desde a inscrição, quando os dados são inseridos no sistema online.
Portanto, a importância desse recurso pode ser reconhecida a partir de seu impacto no enfrentamento de possíveis falhas de gestão. Também pode ser visto nas vantagens que proporciona aos gestores e a toda a organização.

3. Visibilidade para pais e responsáveis e portal do aluno

O software de gestão escolar garante a comunicação direta entre gestores e responsáveis, disponibilizando todas as informações online, permitindo um acompanhamento mais eficaz do desempenho dos alunos, frequência e calendário escolar.

Graças ao sistema online, o horário pode ser digitalizado, possibilitando a comunicação entre pais e professores. Por meio dele, os pais podem monitorar a frequência e o que está acontecendo na aula diariamente.

Qualquer dúvida ou informação pode ser enviada e respondida rapidamente. Isso estreita o relacionamento entre eles e a escola, ajudando a estabelecer um vínculo de confiança, importante para o acompanhamento do aluno.

Quando se trata de retenção de alunos, outro fator que desempenha um grande papel nessa questão são os próprios alunos. Sua satisfação é fundamental para sua permanência na escola porque, em geral, a satisfação de uma criança tem uma grande influência nas decisões dos pais.

Um bom software de gestão escolar deve incluir um espaço online, ou portal, para os alunos acessarem as atividades, feedback dos professores e abrir canais saudáveis ​​de comunicação entre professores e alunos, que é outra forma de melhorar a qualidade do ensino.
Portanto, além de ter um enorme impacto positivo para os alunos e seus responsáveis, o software de gestão auxiliará os professores em suas atividades, facilitando tarefas como programação e aplicação de trabalhos e exercícios, devolução de trabalhos e lançamento de notas.

4. Gestão pedagógica

O acompanhamento do desempenho dos alunos, como a avaliação descritiva, ocorrências pedagógicas e faltas, pode ser otimizado por meio de um sistema on-line. Dessa forma, assim que o professor lança os dados no sistema, eles já ficam acessíveis para a coordenação e para os familiares visualizarem através do portal do aluno ou de aplicativos.

A disponibilidade de professores também pode ser controlada de forma tecnológica. Assim, fica mais fácil saber, em tempo real, quais professores e salas, como laboratório e auditório estão disponíveis para possíveis atividades extras.

Sendo assim, além do grande impacto positivo para os alunos e seus responsáveis, o software de gestão auxiliará nas atividades do corpo docente, facilitando tarefas como programação e aplicação de trabalhos e exercícios e lançamento de notas.

Além de prático para os professores, por ser um sistema integrado, o software também facilita a atuação da coordenação pedagógica.

5. Analise, Feedback e Marketing

Mais um ponto que recebe grande vantagem da implementação do sistema de gestão de escolas é a relação entre a gestão e a comunidade escolar, que se torna muito mais próxima e transparente, influenciando positivamente na confiança que o público tem nos serviços e na instituição, melhorando assim o marketing da escola.

As avaliações dos alunos, assim como o sucesso de projetos escolares, podem ser analisadas continuamente, em tempo real. Dessa forma, quando um aluno não apresenta evolução, o professor tem facilidade de visualizar a situação e entrar em contato com o responsável.

O mesmo vale para a gestão de pessoal: por meio dos resultados, é possível medir o quanto a atuação de cada um está sendo efetiva e, a partir daí, dar feedbacks e alinhar expectativas entre direção, professores e pais dos alunos.

6. Captação de alunos

Junto com o tópico anterior é importante ressaltar o marketing que o gerenciamento escolar gera. Toda escola conta com algumas desistências: alunos que saem para outras escolas ou pessoas que simplesmente foram conhecê-la e acabaram optando por matricular os filhos em outro lugar.

Essas pessoas podem tornar-se alunos no futuro. Perder o contato com elas é desperdiçar a chance de conseguir novos alunos de forma mais rápida, visto que elas já conhecem a escola.

Para evitar que esses dados fiquem jogados em uma gaveta, o sistema deve contar com um módulo para mantê-los como cadastros inativos e direcionar contatos e ações de marketing para eles.

Da mesma forma, é possível criar ações para o público em geral e enviá-las para clientes em potencial, pessoas que têm filhos em idade escolar, que residem próximo à escola e que, de alguma forma, já estiveram em contato.

Isso evita trabalho em vão e otimiza as chances de que os resultados sejam mais efetivos. Ou seja, o software de gestão ajuda até mesmo na hora de conseguir novos alunos.

Com a gestão escolar qualquer instituição consegue se beneficiar com uma ferramenta dessa. Com menos burocracia e mais tempo, esses processos facilitam 100% a administração das escolas, liberando tempo para dos gestores focarem em oferecer serviços de ensino com mais qualidade o que é essencial para pais e alunos, e assim para o crescimento da instituição.

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