Otimização de processos: Conheça 7 benefícios e 5 práticas necessárias para sua empresa

O que é otimização de processos?

A otimização de processos ou BPM (Business Process Management) nada mais é do que a realização de auditorias nos fluxos de atividades de trabalho, tendo o objetivo de aumentar o desempenho de seus processos de negócio.

As atividades da empresa podem ser tanto automatizadas, quanto manuais, o BPM pode encontrar e consertar erros em qualquer tipo de produção.

Seu principal foco é alcançar o resultado traçado pela empresa, só que com menos recursos e mais eficácia.

Com ela, tarefas desnecessárias, erros e desperdícios são consideravelmente reduzidos, melhorando os métodos de trabalho e proporcionando resultados mais satisfatórios.

Qual a importância do BPM?

A principal importância da otimização de processos é a organização e avaliação dos procedimentos realizados na empresa.

Com todo trabalho que um administrador de empresa tem é essencial algo que facilite o controle da empresa, e o BPM traz a redução de custos e esforços.

É comum ouvir os termos “Processos de Vendas”, “Processos de Marketing”, “Processos de RH”, e por aí vai. Não que seja errado utilizar esses termos, mas os processos de negócio são mais abrangentes do que isso.

Eles são macroprocessos e estão diretamente ligados à geração de valor ao consumidor.

Se uma pessoa deseja criar um bom marketing par sua empresa e contrata os planos de outra empresa, ela não se importa se o design está tendo um dia ruim, ela quer seu marketing perfeito, a imagem da sua empresa bem-feita.

Por isso, a otimização de processos é muito útil para ir além de percepções superficiais sobre os processos e mergulhar de verdade na sua transformação.

É claro que existem muitas outras vantagens em otimizar processos.

Por isso separamos 7 benefícios em se ter uma otimização de processos.

1. Aumento da eficiência

Por ser algo automatizado, o BPM faz com que todas as informações sobre os projetos e atividades da empresa para os departamentos internos, o sistema torna o fluxo de trabalho seja muito mais completo, confiável e eficiente.

A capacidade de entregar produtos e serviços com qualidade e rapidez é bastante estudada na otimização de processos.

Além do mais, a tecnologia evita trabalhos manuais, demorados, burocráticos e com alta probabilidade de erros, a exemplo da coleta e transmissão de informações.

Corrigir falhas e padronizar a execução das atividades são apontadas como soluções para gerar mais resultados em menos tempo, mas com qualidade superior.

A empresa consegue extrair a capacidade intelectual de cada colaborador e explorar mais amplamente suas capacidades para a otimização de processos.

O desenho de processos traz clareza sobre quem é responsável por cada tarefa e quais conhecimentos são necessários para a execução das atividades.

Com isso, as pessoas certas participarão do processo no momento certo, o que proporcionará aumento da eficiência, sendo possível alcançar a uniformização dos processos de negócio, o que possibilita a manutenção dos procedimentos.

2. Redução de custos

O BPM possibilita a identificação e correção de erros, além de eliminar o desperdício.

Com isso, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto. Além disso, fatores que comprometem a produtividade, como gargalos, erros, falhas e atrasos, são percebidos com mais facilidade.

Contar com uma ferramenta de melhoria de processos significa, também, reduzir os custos da empresa. Por isso, os principais fatores que a otimização lida são:

• Produzir mais em menos tempo;

• Menos erros;

• Mais eficácia;

• Mais agilidade;

• Resultados e impactos maiores.

A partir do momento em que há o conhecimento dos problemas e suas causas, é possível traçar um plano de ações para resolvê-los.

3. Obtenção de dados precisos

Ferramentas de melhorias de processos oferecem dados precisos e exatos, por meio da automatização em detrimento da coleta manual. Elas auxiliam na gestão estratégica da empresa de um modo geral.

Como você bem sabe, informação é poder. Tendo dados atualizados sobre os processos de sua empresa em mãos, você consegue detectar gargalos e anomalias.

A partir disso, as tomadas de decisões serão mais certeiras, estratégicas, técnicas e com probabilidade mínima de erros, na medida em que são sustentadas por racionalidade e embasadas em dados.

4. Gestão de tempo

Como dito anteriormente, a otimização permite identificar quais atividades não agregam valor ao resultado final e eliminá-las, sem consequências negativas.

Além disso, com o estudo das tarefas e a avaliação de alternativas, torna-se possível elaborar métodos mais ágeis e mais eficientes de trabalho, possibilitando uma gestão de tempo mais eficiente dos processos.

5. Redução de erros

Uma ferramenta de otimização de processos garante, a princípio, a redução de erros na atuação de cada departamento.

Como o registro de dados é preciso e automatizado, fica mais viável identificar e solucionar eventuais problemas.

Se houver conflitos e divergências de informações entre as diferentes áreas da empresa, por exemplo, a conferência será instantânea, via relatórios gerados pelo sistema.

Além disso, todos os projetos, tickets, chamados e demais processos, tarefas e atividades podem ser visualizados por todos, inclusive a agenda de compromissos e as metas, facilitando a gestão.

6. Maior confiabilidade nos processos

É um trabalho que envolve a adoção de melhorias práticas dos métodos de trabalho e da formalização, que ocorre por meio de um documento, que especifica como a atividade deve ser realizada, o tempo estimado e os recursos necessários para sua execução.

Com isso, a incidência de erros e dúvidas com relação ao processo são reduzidas consideravelmente, além do fato que, independentemente do colaborador que fará o trabalho, o método é uniforme, proporcionando os resultados esperados.

7. Melhoria de resultados

O aprimoramento dos resultados é outro grande benefício da otimização de processos. Assim, a organização é capaz de oferecer maior qualidade aos clientes por um custo reduzido, através de um trabalho de alto valor.

Por consequência, a empresa consegue se posicionar melhor no mercado, se destacar de seus concorrentes e aumentar as vendas. Além disso, o cliente tem uma experiência muito melhor e fica ainda mais satisfeito com a sua marca.

Depois de aprender os benefícios, podemos ver quais são as 5 práticas para administrar uma otimização de processos.

Práticas de Otimização de Processos

1. Identifique os processos atuais

O primeiro passo para fazer a otimização dos processos é entender como eles funcionam em sua empresa.

Normalmente, as empresas fazem este trabalho a partir do entendimento dos líderes. Mas, é muito interessante envolver mais pessoas no mapeamento de processos.

Por mais que você saiba as funções de cada setor, isso não é suficiente para determinar, por exemplo, quanto tempo cada atividade exige e o fluxo de tarefas.

Por isso para escolher o processo certo é necessário estudar sobre e para isso você deve responder as seguintes perguntas:

• Para que serve este processo?

• Quais são as principais atividades do processo?

• Quem são as pessoas envolvidas neste processo

• Quais os pontos negativos deste processo?

 

2. Pontos de melhoria

A maior parte dos processos pode ser melhorada por meio da automação. Desde procedimentos demorados até tarefas pequenas.

Depois que o fluxo de trabalho é mapeado, fica fácil identificar as áreas em que as mudanças são bem-vindas.

3. Faça mudança nos processos

A partir dos indicadores de performance e dos relatos coletados durante o mapeamento, é possível encontrar soluções que transformem de verdade os processos.

Essas soluções incluem desde pequenas até grandes mudanças.

Muita gente se assusta com o termo mudanças, pois é muito comum haver uma certa resistência com o novo. Para driblar isso, é interessante investir em canais de comunicação e educação e claro, sempre se manter atualizado

4. Monitore (e ajuste) os processos

A otimização e gestão de processos é um trabalho contínuo. Não é porque você mapeou e transformou seus processos uma vez que não precisará mais fazer isso, por isso é preciso monitorar o desempenho dos processos e acompanhar como ele se comporta com o passar do tempo.

A partir da comparação entre a performance anterior e a performance atual fica mais fácil saber a hora de fazer reajustes.

 

5. Acompanhe os resultados

É essencial acompanhar os resultados; a gestão de processos deve ser um trabalho contínuo e, por isso, as etapas precisam ser vistas como um ciclo.

Sem isso, não será possível mensurar e saber se o que foi feito realmente valeu a pena.

Portanto, acompanhe o desempenho dos processos e veja se as etapas ficaram mais rápidas e ágeis.

Se necessário, novas mudanças podem ser feitas, já que o objetivo principal é a melhoria contínua da organização.

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